Komplette GTD-Anleitung für Obsidian: Getting Things Done mit TaskForge

GTD, kurz für Getting Things Done, ist eine Produktivitätsmethodik von David Allen. Der Kerngedanke: Ihr Kopf ist dazu da, Ideen zu haben, nicht sie festzuhalten. Deshalb übertragen Sie alle Verpflichtungen aus Ihrem Kopf in ein verlässliches System. GTD läuft in fünf Phasen ab: alles erfassen, was Ihre Aufmerksamkeit beansprucht; klären, was jeder Eintrag bedeutet und ob er umsetzbar ist; die Ergebnisse nach Kontext und Projekt organisieren; Ihre Listen regelmäßig durch einen Wochenrückblick reflektieren; und schließlich mit Zuversicht handeln, weil Sie Ihrem System vertrauen. Konsequent angewandt beseitigt GTD die unterschwellige Unruhe halbvergessener Aufgaben und ermöglicht es Ihnen, sich voll auf die eine Sache vor Ihnen zu konzentrieren. TaskForge unterstützt alle fünf Phasen auf jedem Gerät.

Obsidian ist eine starke Grundlage für GTD, weil Ihre Aufgaben in einfachem Markdown direkt neben Ihren Notizen und Referenzmaterialien liegen, statt in einem separaten System. Sie können eine Aufgabe mit ihrer Projektnotiz verknüpfen, Kontexte und Tags beim Schreiben direkt einfügen und Ihr gesamtes Produktivitätssystem (nächste Aktionen, Projekte, Irgendwann/Vielleicht-Listen und Referenz) in einem einzigen lokalen Vault verwalten, der Ihnen gehört. Da alles reiner Text ist, bleibt Ihr System portabel und zukunftssicher. Die einzige Lücke ist die Mobilität: Die Aufgaben-Plugins von Obsidian sind für den Desktop gebaut. TaskForge schließt diese Lücke, indem es denselben Vault liest und native Apps für Mobilgeräte und Desktop sowie Startbildschirm-Widgets hinzufügt, mit Premium außerdem Erinnerungen und eigene Spaces, sodass Sie Aufgaben erfassen und erledigen können, sobald sie anfallen, wo immer Sie gerade sind.

Bei GTD ist ein Kontext das Werkzeug, der Ort oder die Situation, die Sie brauchen, um eine Aufgabe anzugehen (am Computer, in Telefonnähe oder unterwegs bei Besorgungen), damit Sie die richtigen Dinge im richtigen Moment anpacken. TaskForge unterstützt Kontexte nativ mit der @-Syntax: Fügen Sie @zuhause, @arbeit, @telefon, @besorgungen oder einen beliebigen eigenen Kontext zu einer Aufgabe hinzu, und er wird beim Tippen automatisch vervollständigt, basierend auf den Kontexten, die Sie bereits verwenden. Mit Premium können Sie dann für jeden Kontext einen gefilterten Space erstellen, sodass das Öffnen Ihres Spaces @besorgungen unterwegs nur die Aufgaben zeigt, die Sie dort wirklich erledigen können. Kombiniert mit Projekten (der +-Syntax) erlauben Ihnen Kontexte, dieselben Aufgaben nach Ort und aktuellem Projekt zu filtern, das Herzstück des GTD-Organisationsschritts.

Der Wochenrückblick ist die Gewohnheit, die ein GTD-System verlässlich hält, und er sollte einmal pro Woche, jede Woche stattfinden. David Allen gliedert ihn in drei Schritte: Klarheit gewinnen (Posteingang leeren und lose Notizen verarbeiten), aktuell bleiben (Aktionslisten, Kalender und Projektliste durchsehen, damit nichts veraltet) und kreativ werden (die Irgendwann/Vielleicht-Liste auf aktivierenswerte Ideen prüfen). Die meisten Menschen verankern ihn in einem festen Zeitfenster, Freitagnachmittag zum Abschluss der Arbeitswoche oder Sonntagabend zur Vorbereitung auf die nächste, und reservieren ein bis zwei Stunden, damit er unverhandelbar bleibt. In TaskForge können Sie den gesamten Rückblick von jedem Gerät aus durchführen: Leeren Sie Ihren Posteingang, gehen Sie jede Kontext- und Projektliste durch und planen oder priorisieren Sie Aufgaben neu. Den Rückblick auszulassen ist der häufigste Grund, warum ein GTD-System still und leise aufhört zu funktionieren.

Fangen Sie klein an und lassen Sie das System wachsen. Erstellen Sie zunächst in TaskForge einen Posteingang für Aufgaben ohne Datum oder Kontext. Das ist Ihre zentrale Sammelstelle. Werfen Sie in den nächsten Tagen alles, was Ihnen durch den Kopf geht, hinein, ohne zu urteilen oder zu organisieren. Sobald sich ein Rückstand angesammelt hat, wenden Sie den Klärungsschritt auf jeden Eintrag an: Entscheiden Sie, ob er umsetzbar ist, und löschen Sie ihn dann, legen Sie ihn als Irgendwann/Vielleicht ab oder machen Sie daraus eine nächste Aktion mit Kontext, Projekt und einem Fälligkeits- oder geplanten Datum. Erstellen Sie Kontextlisten wie @zuhause oder @arbeit, sobald Sie merken, welche Sie tatsächlich verwenden, und gruppieren Sie mehrstufige Ergebnisse unter Projekten mit der +-Syntax. Planen Sie schließlich Ihren ersten Wochenrückblick, damit das System aktuell bleibt. Nach ein bis zwei Wochen fühlen sich Erfassen und Klären wie von selbst an.

Ja, Mobilität ist der Bereich, in dem TaskForge am meisten zu Ihrer Umsetzung von GTD beiträgt. Es bietet native Apps für iPhone, iPad, Mac, Android und Windows, die alle denselben Obsidian-Vault lesen und beschreiben, sodass Ihr verlässliches System Ihnen überallhin folgt. Erfassen ist unterwegs am wichtigsten: Fügen Sie in Sekunden über ein Startbildschirm-Widget eine Aufgabe hinzu oder nutzen Sie die Schnelleingabe, sobald Ihnen etwas in den Sinn kommt, damit nichts aus Ihrem Posteingang herausfällt. Wenn Sie irgendwo ankommen, öffnen Sie die passende Kontextliste, um nur das zu sehen, was Sie dort erledigen können. Mit Premium zeigen Erinnerungen zeitkritische Aktionen und wiederkehrende Verpflichtungen an, auch wenn Obsidian geschlossen ist. Das Verarbeiten Ihres Posteingangs, das Durchsehen von Projekten und das Neuordnen Ihres Tages funktionieren auf dem Handy genauso wie am Desktop, sodass die GTD-Schleife nie abbricht, nur weil Sie nicht am Computer sitzen.